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Was ist Enterprise Content Management
Enterprise Content Management (ECM) ist die unternehmensweite Verwaltung von qualifizierten Inhalten, also mehr als nur die Verwaltung von Dokumenten. Ein ECM-System ist ein umfassendes intelligentes Informationsmanagement für Ihr Unternehmen und kann sowohl Dokumente als auch andere Daten und Informationen digital speichern, verwalten und weiterverarbeiten. Es ist also eines der Herzstücke der IT-Landschaft im Unternehmen.
Mit einem Enterprise Content Management verwalten Sie alle Informationen und Dokumente auf einer Plattform. Das bedeutet keine großen Datenmengen auf verteilten Systemen mehr. Relevante Informationen werden standardisiert erstellt, gespeichert und so aufbewahrt, dass Sie sie mit wenigen Klicks wiederfinden.
Darum macht ein ECM-System in Ihrem Unternehmen Sinn:
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Zentrale Verwaltung des gesamten Unternehmens-Contents
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Ein System für alle Formate
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Gleiche Daten für alle
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Schnelle Auffindbarkeit
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Datensicherheit
- Effiziente Workflows
Dokumentenmanagement als wichtiger Bestandteil des ECM
Dokumentenmanagement bezeichnet allgemein die strukturierte Verwaltung und Archivierung von Schriftstücken. Gerade wenn Dokumente größtenteils in digitaler Form vorliegen, bietet der Einsatz eines modernen Dokumentenmanagementsystems (DMS) enorme Erleichterung im papierlosen Büro. Ein DMS ermöglicht das effiziente Management elektronischer Dokumente wie E-Mails, Rechnungen, Verträge oder Formulare durch die zentrale Speicherung aller Dateien an einem Ort. Bei vielen DMS-Systemen ist dies auch in einer Cloud möglich.
ECM-Leistungen von Weinrich
So unterstützt WEINRICH bei der Einführung einer ECM-Lösung
Damit die Arbeit mit einem digitalen System für das Enterprise Content Management (ECM) tatsächlich wie angestrebt die täglichen Arbeitsabläufe vereinfacht und beschleunigt, hat sich eine klar strukturierte Vorgehensweise bei der Einführung bewährt.
Es gilt zunächst die Problemfelder und den Handlungsbedarf bei der Dokumentenverarbeitung in Ihrem Unternehmen zu ermitteln. Anschließend skizzieren wir Lösungen mit für Sie relevanten Funktionsumfängen und zeigen Ihnen Referenzprojekte, um Ihnen eine Orientierung für Ihr Projekt zu bieten.
Im Workshop decken wir Ihren tatsächlichen Ist-Zustand auf und klären die vorherrschenden Rahmenbedingungen in Ihrem Unternehmen. Ziel ist es, ein gemeinsames Verständnis für den Soll-Zustand zu erhalten.
Bei der Erarbeitung des Soll-Zustandes beleuchten wir die technischen Möglichkeiten und Erfahrungen aus anderen Projekten. So erhalten wir mit Ihrem Wissen und unserer Beratung ein Gesamtbild, um anschließend das Realisierungskonzept zu erstellen. Das wiederum beschreibt die Ausgangsituation, Ist-Situation, Projektmanagement und Soll-Konzept. Dabei werden konkret Kosten und Zeitaufwand genannt. So wird es Ihnen ermöglicht, sich für das Digitalisierungsprojekt zu entscheiden.
Als nächster Schritt bei der Einführung eines ECM-Systems folgt ein konkretes Angebot, das die Inhalte aus dem Realisierungskonzept abbildet, inklusive verbindlicher Preise für Software, ggf. zusätzliche Hardware und alle Dienstleistungen. Bei einer Cloud-Lösung sind nicht nur Laufzeit und Mietpreis wichtig, sondern auch Kündigungsmodalitäten, Sicherheitszusagen oder Performance- und Skalierbarkeitsoptionen.
Jetzt geht es an die Umsetzung des Soll-Konzeptes. Dabei findet ein höchst individuelles Feintuning auf Ihre Kundenbedürfnisse statt. Denn hier zählt die praktische Anwendung der im Workshop besprochenen Inhalte. Gemeinsam mit dem Kunden wird das System derart optimiert, dass sich insbesondere die Anwender wohlfühlen.
In den ersten Betriebswochen werden Sie intensiv von uns betreut, bevor es in den „normalen“ Support übergeht.
Ein geschulter Organisator, wie zum Beispiel der IT-Leiter, sollte bei der Installation vor Ort sein, um die involvierten Mitarbeiter während der Einarbeitung zu beraten und zu unterstützen.
Unser Partner
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Wir freuen uns auf Ihre schriftliche Anfrage. Dazu benötigen wir ein paar persönliche Kontaktdaten von Ihnen.